Online Adresboek

Met je DDS adresboek heb je altijd je belangrijke adressen en telefoonnummers bij de hand vanaf iedere lokatie met internet. Je kunt door op een adres in de lijst te klikken direct een mailtje schrijven. Je kunt meerdere adressen tegelijk in de verzendlijst opnemen. En bij binnenkomende mail kun je met 1 druk op de knop de afzender toevoegen aan je eigen adresboek. Het adresboek biedt verder de mogelijkheid om snel te zoeken, uitgebreid te zoeken (bijvoorbeeld op een organisatienaam) en te bladeren in de lijst.

De meeste adresboek functies werken vrij intuitief en hebben geen uitleg nodig. Er zijn echter nog wel een aantal geavanceerde functies, die we hier uit willen leggen:

Adresboek gegevens importeren.
De importeer functie werk met diverse adresboek bestanden. zoals outlook adresboek en vcard. Een formaat dat je eventueel zelf kan maken om te importeren is het komma gescheiden lijst formaat (.csv)

Wat je kan doen is er zelf een .csv file maken. Dit is een platte tekstfile, zonder enige opmaak (maken met bijv. notepad). Op de eerste regel defineer je de veld namen, en de komma scheid de velden. Iedere nieuwe regel is een 'record' Bijv:

Naam,e-mail
Piet pietersen,pietje@dds.nl
DDS helpdesk,helpdesk@dds.nl
Jan Janssen,jan@janssen.nl

Dit is dus de struktuur:

Veldnaam1,Veldnaam2 <-- Veldnaam beschrijving
naam,e-mailadres <-- eerste record
naam,e-mailadres <-- tweede record
etc,etc <-- etc

Sla dit bestand op met de extentie .csv en importeer dit in je adresboek als komma gescheiden waarden bestand. (vink de optie over veldnamen aan) De tussenstap die je dan nog moet doen, is de paren van matchende velden opgeven. (links zijn de velden in je file, en rechts zijn de beschikbare velden in t webmail adresboek. selekteer links Naam en rechts Naam, en klik 'Add Pair' doe hetzelfde met het veld e-mail

De beschikbare velden in het adresboek zijn:

Naam, e-mail, Thuisadres, Werkadres, Tel.nr. thuis, Tel.nr werk, Mobiele telefoon, fax, titel, Bedrijf, Notities.

Microsoft exel en de meeste andere spreadsheet programma's hebben trouwens wel een mogelijkheid om .csv bestanden te exporteren.

Groepen en lijsten in het adresboek.
Om een nieuwe adressengroep aan te maken, klik je in het adresboek eerst op 'bladeren' Selecteer een aantal e-mail adressen (die je in een groep wilt hebben) , en klik op toevoegen aan: Nieuwe roep (selecteer in rechter pulldown eerst 'nieuwe' groep) Vervolgens word er gevraagd om de groep een naam te geven, en worden kopieen van de adressen in die groep gezet. Je kan bladeren in een groep door op 'Bewerken' naast de lijstnaam te klikken. Als je adressen uit een groep verwijderd, verwijder je ze niet uit je 'hoofd' adresboek. Maar andersom wel.